Les NTIC - nouvelles technologies (IV annee)

Les NTIC - nouvelles technologies Les NTIC - nouvelles technologies de l'information et de la communication - occupent un rôle de plus en plus important dans les entreprises, tant dans la gestion quotidienne que dans le développement commercial ou la communication. Utilisées à bon escient, elles peuvent permettre des gains de productivité substantiels à votre entreprise et vous économiser de nombreux déplacements chronophages et ruineux. Pas besoin d’être un geek pour « skyper » avec votre fournisseur à l’autre bout de la planète, communiquer avec vos commerciaux disséminés aux quatre coins de l’Europe, répondre de façon personnalisée aux récriminations d’un client important, gérer les urgences de votre lieu de vacances…. Bref rester connecté en permanence à votre entreprise et en interaction virtuelle avec vos collaborateurs. Mais attention, l’utilisation des nouvelles technologies dans le cadre professionnel ayant pris un rythme accéléré ces dernières années, cette adoption ne va pas sans quelques dérives auxquels il faudrait rester attentif si vous ne voulez pas transformer votre boîte en version cauchemardesque du Loft… Comme toutes les nouvelles techniques, l’utilisation des nouvelles technologies au travail passent forcément par une phase d’ajustement…. Certes, il est bien pratique que vos salariés puissent répondre à vos mails à n’importe quelle heure de la journée et de la nuit, mais avez-vous pensé aux risques de confidentialité de vos données ainsi disponibles sur des supports non sécurisés ? Et la sacro-sainte séparation vie privée/ vie publique si nécessaire à votre équilibre et à celui de vos salariés ? Certes, répondre à une invitation de Rédaction de NetPME Installer un dispositif de vidéosurveillance ou de géolocalisation, recueillir des informations sur les candidats qui postulent à un poste,... des mesures qui ne sont pas anodines et dont doit être informéela Cnil. Adéfaut, ces dispositifs ne peuvent être opposés aux salariés. Recrutement et gestion du personnel Les entreprises informatisent souvent leur processus de recrutement. Elles doivent veiller à utiliser les informations collectées à bon escient. Les données collectées ne doivent servir qu'à évaluer la capacité du candidat à occuper l'emploi proposé. Ainsi, l'entreprise ne peut pas demander le numéro de sécurité sociale du candidat, pas plus que ses opinions politiques ou syndicales par exemple. Seules les personnes intervenant dans le processus de recrutement peuvent accéder aux informations relatives aux candidats. Une fois passé le stade du recrutement, l'employeur peut demander des informations complémentaires lors de l'embauche relative à la gestion administrative du personnel (type de permis de conduire, personne à prévenir en cas d'urgence,...), à l'organisation du travail (photographie du salarié par exemple) et à l'action sociale prise en charge par l'employeur (identité des ayant-droits notamment). Seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent y accéder. Les supérieurs hiérarchiques peuvent toutefois accéder aux informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. Les candidats comme les salariés doivent être informés préalablement de la collecte des informations. D'ailleurs ils peuvent obtenir une copie des données sur simple demande. Si le candidat ne demande pas la destruction de son dossier, l'entreprise devra les détruire dans un délai de 2 mois. S'agissant des salariés, les données sont bien sûr conservées pendant toute la durée de la relation de travail. A l'issue de la relation de travail, certaines informations doivent être conservées (bulletins de salaire notamment). Formalités Cnil Les fichiers mis en œuvre dans le cadre du recrutement doivent être déclarés àla Cnil(déclaration normale), ainsi que ceux relatifs à la gestion du personnel (déclaration simplifiée de conformité à la norme ou déclaration normale). Géolocalisation des véhicules des salariés Certaines entreprises installent des dispositifs de géolocalisation sur les véhicules de leurs salariés. Plusieurs raisons motivent cette décision : suivre et facturer une prestation de transport, assurer la sécurité de marchandises, suivre le temps de travail,...La Cnilmet en garde : un dispositif de géolocalisation ne peut être utilisé pour contrôler le respect des limitations de vitesse, pour contrôler un salarié en permanence ou pour calculer le temps de travail. Les salariés doivent en être informés et pouvoir accéder aux données enregistrées. Seuls les services concernés et l'employeur doivent pouvoir accéder aux données. Les informations ne doivent pas être conservées plus de 2 mois (sauf exceptions précisées dans la fiche thématique). En application du code de la propriété intellectuelle, toute reproduction son commercial sur Facebook partait certainement d’une bonne intention et vous a certainement flatté dans un premier temps…Mais avez-vous pensé aux conséquences d’une telles immersion dans l’intimité de vos collaborateurs ? Parce que ces usages nouveaux révèlent des questions nouvelles, cette rubrique s’attache à réaliser une veille attentive des risques et opportunités des nouvelles technologies, qui font désormais partie du quotidien de toutes les entreprises.